Børn og Unge

Mødested

Primær: Holstebro Rådhus - kontor 28 (direktørens kontor).
Sekundær: efter konkret vurdering af kriselederen.

Indkaldelse

Pr. telefon, sms og mail.
Chefer i organisationen skal om muligt være tilgængelige på arbejdstelefon udenfor normal arbejdstid.

Afdelingens understøttelse af kommunens øverste krisestab

Anden chefrepræsentant end kriselederen.

Alarmering

Hvorfra

Alarmering kommer fra de enkelte lokationer – skoler, institutioner, sektioner m.fl. 

Hvortil

Alarmeringen sendes altid til nærmeste leder.

Hvordan

Alarmering sker telefonisk eller personligt.

Opgaver i den rollebaserede krisestyring

Kriselederens opgaver

• har det overordnede ansvar for at binde mandat, økonomi, ressourcepersoner og kommunikation sammen, så hændelsen håndteres hurtigt og effektivt
• modager underretning om hændelsen eller udpeges som ansvarlig for krisestaben af eksempelvis kommunaldirektøren afhængigt af driftsniveau for håndtering af hændelsen
• har ansvaret for aktivering af den øvrige krisestab og har ansvar for den fysiske sikkerhed for den samlede krisestab
• delegerer roller, ansvar og opgaver til krisestaben og tilsikrer optimalt samarbejde på tværs af forvaltninger, afdelingerne og funktioner. 

Kriselederen har ansvar for:

• at det overordnede situationsbillede altid er opdateret og at der arbejdes efter den strategiske retning, som er besluttet i krisestaben
• underretning af det politiske niveau i samråd med kommunaldirektøren. Kriselederen har også ansvar for at tilsikre fornødent mandat til krisestabens løsninger
• at tilsikre fornøden økonomi til opgaveløsningen
• at indsatte enheder har de fornødne ressourcer til rådighed for opgaveløsningen og kriselederen er ansvarlig for, at de fornødne interne og eksterne specialister og ressourcepersoner er til rådighed
• overordnede ansvar for al kommunikation i relation til hændelsen.

Opgaver til ansvarlig for situationsbillede, log og dokumentation

• er sekretær for krisestaben
• har ansvar for at indsamle relevant information og tilvejebringe et opdateret situationsbillede
• skal sørge for, at al information til krisestaben bliver dokumenteret sammen med krisestabens beslutninger, handlinger og undladelser
• tilsikrer løbende journalisering af dokumenter i kommunens dokumenthåndteringssystem.

Opgaver til ansvarlig for involverede personer

• skal varetage alle opgaver i relation til de mennesker, der er direkte berørte af hændelsen. Det kan være borgere, medarbejdere, frivillige m.v
• skal tilsikre et højt informationsniveau til alle berørte persongrupper baseret på de pressemeddelelser eller interne orienteringer, som den kommunikationsansvarlige udarbejder
• tilsikrer kommunal tilstedeværelse i berørte områder. F.eks. i et lille lokalsamfund, på hospitalet hvor eventuelle tilskadekomne indbringes, på arbejdspladsen som pludselig udsættes for en alvorlig hændelse
• tilsikrer opdateret kontaktinformation på alle involverede personer, så kommunikationen kan flyde let og ubesværet.

Opgaver til ansvarlig for proces/teknik/bygning/systemer

• indgår i krisestaben med ansvar for teknisk understøttelse og kendskab til de berørte processer og leverancer
• har som den helt overordnede og første opgave at skaffe overblik over:
  • Hvor hårdt kommunen er ramt af hændelsen. Hvilke processer er nede?
  • Hvilke samfundskritiske og livsvigtige leverancer kan ikke længere tilvejebringes?
  • Hvor hurtigt kan kommunen være tilbage på sporet med en midlertidig løsning?
  • Og hvad koster det?

Alle disse elementer skal snarest muligt anvendes af krisestaben for at kunne tilrettelægge alle andres arbejde i bestræbelserne på at normalisere driften hurtigst muligt.

Opgaver til ansvarlig for kommunikation

• skal sikre hurtigt, korrekt og afpasset information til de mange berørte målgrupper
• aktiverer indsatsplan for krisekommunikation
• har som primæropgave at udarbejde en opdateret interessentanalyse, så kriselederen får overblik over, hvem der skal vide hvad og hvornår. 
  Interessentanalysen kan med fordel udarbejdes i en foreløbig version før en hændelse indtræffer, så den kun lige skal tilpasses den konkrete situation
• udarbejder udkast til pressemeddelelser, opdateringer på sociale medier, interne orienteringer, memoer m.v. som godkendes af kriselederen forud for distribution.

Oprettelse/revision

Denne delplan er udarbejdet af arbejdsmiljøkonsulent Erik Carstensen og konsulent Kariann Keseler.
Godkendt af B&U's chefgruppe den 1. september 2020. 
Revideret september 2021.