Delplan Teknik og Miljø

Afdelingens kritiske ydelser

Teknik og Miljøs rolle er at arbejde for borgernes sikkerhed og sundhed ved:

• Klimahændelser.
• Miljøuheld.
• Forurening af drikkevand.
• Nedbrud af andre forsyninger (spildevand, varme og el).
• Kollaps af kommunale bygninger (brand mv.). [link til indsatsplan]
• Nedbrud af trafikal infrastruktur.

Afdelingens interne krisestyringsorganisation

Kriseleder

Anders Debel – tlf. 23299837

Ansvarlig for situationsbillede, log og dokumentation

Poul Munk-Poulsen – tlf. 40193913

Ansvarlig for involverede personer

Torben Mølgaard – tlf. 24757314

Ansvarlig for proces/teknik/bygning/systemer

Udpegning foretages ad hoc.

Ansvarlig for kommunikation

Kommunikationsteam – tlf. 29677669

Hvor mødes kriseledelsen

Som udgangspunkt lokale 273 på rådhuset

Hvordan kontakter man hinanden

Kriseledelsen kontakter hinanden telefonisk.

Mødested

Kriseledelsen mødes som udgangspunkt på Holstebro Rådhus, lokale 273. Kriseleder kan beslutte, at kriseledelsen mødes på anden lokalitet efter konkret vurdering og informerer i givet fald de øvrige deltagere herom i forbindelse med aktivering.

Indkaldelse

Kontakt sker pr. tlf, sms og evt. suppleret med mail. Arbejdstelefonnumre og arbejdsmails anvendes som udgangspunkt. Chefer i organisationen skal om muligt være tilgængelige på arbejdstelefon uden for normal arbejdstid.

Afdelingens understøttelse af kommunens øverste krisestab

Anders Debel deltaber ved behov i den øverste krisestab – eventuelt samtidigt med at pågældende udfører funktioner i Teknik og Miljøs egen krisestab.

Alarmering

Beskrevet under hver indsatsplan.

Alarmering kommer typisk fra Nordvestjyllands Brandvæsen (indsatsleder), fra politiet eller fra borger henvendelser m.v. Alarmeringen sendes opad i ledelsessystemet – Alarmering sker telefonisk.

Opgaver i den rollebaserede krisestyring

Kriselederens opgaver

Kriselederen har det overordnede ansvar for at binde mandat, økonomi, ressourcepersoner og kommunikation sammen, så hændelsen håndteres hurtigt og effektivt.

Kriselederen modtager underretning om hændelsen eller udpeges som ansvarlig for krisestaben af eksempelvis kommunaldirektøren afhængigt af driftsniveau for håndtering af hændelsen.

Kriselederen har ansvaret for aktivering af den øvrige krisestab og har ansvar for den fysiske sikkerhed for den samlede krisestab.

Kriselederen delegerer roller, ansvar og opgaver til krisestaben og tilsikrer optimalt samarbejde på tværs af forvaltninger/stabe, afdelingerne og funktioner.

Kriselederen har ansvar for, at det overordnede situationsbillede altid er opdateret og at der arbejdes efter den strategiske retning, som er besluttet i krisestaben.

Kriselederen har ansvar for underretning af det politiske niveau i samråd med kommunaldirektøren. Kriselederen har også ansvar for at tilsikre fornødent mandat til krisestabens løsninger.

Kriselederen har ansvar for, at tilsikre fornøden økonomi til opgaveløsningen. Kriselederen har også ansvar for at indsatte enheder har de fornødne ressourcer til rådighed for opgaveløsningen og kriselederen er ansvarlig for, at de fornødne interne og eksterne specialister og ressourcepersoner er til rådighed. Kriselederen har det overordnede ansvar for al kommunikation i relation til hændelsen. 

Opgaver til ansvarlig for situationsbillede, log og dokumentation

Den ansvarlige for situationsbillede, log og dokumentation (sekretær for krisestaben) har ansvar for at indsamle relevant information og tilvejebringe et opdateret situationsbillede. Endvidere skal sekretæren sørge for, at al information til krisestaben bliver dokumenteret sammen med krisestabens beslutninger, handlinger og undladelser. Dokumentationen foretages i en krisestyringslog. Skabelon findes på beredskabshjemmesiden.

Sekretæren for krisestaben tilsikrer løbende journalisering af dokumenter i kommunens dokumenthåndteringssystem.

Opgaver til ansvarlig for involverede personer

Den ansvarlige for de involverede personer skal varetage alle opgaver i relation til de mennesker, der er direkte berørte af hændelsen. Det kan være borgere, medarbejdere, frivillige m.v.

Som personansvarlig tilsikrer man et højt informationsniveau til alle berørte persongrupper baseret på de pressemeddelelser eller interne orienteringer, som den kommunikationsansvar-lige udarbejder.

Den personansvarlige tilsikrer kommunal tilstedeværelse i berørte områder. F.eks. i et lille lokalsamfund, på hospitalet hvor eventuelle tilskadekomne indbringes, på arbejdspladsen som pludselig udsættes for en alvorlig hændelse.

Den personansvarlige tilsikrer opdateret kontaktinformation på alle involverede personer, så kommunikationen kan flyde let og ubesværet.

Opgaver til ansvarlig for proces/teknik/bygning/systemer

Som ansvarlig for proces, teknik, bygninger og systemer indgår man i krisestaben med ansvar for teknisk understøttelse og kendskab til de berørte processer og leverancer.

Den ansvarlige for proces/teknik har som den helt overordnede og første opgave at skaffe overblik over, hvor hårdt kommunen er ramt af hændelsen. Hvilke processer er nede? Hvilke samfundskritiske og livsvigtige leverancer kan ikke længere tilvejebringes? Hvor hurtigt kan kommunen være tilbage på sporet med en midlertidig løsning? Og hvad koster det? Alle disse elementer skal snarest muligt anvendes af krisestaben for at kunne tilrettelægge alle andres arbejde i bestræbelserne på at normalisere driften hurtigst muligt.

Opgaver til ansvarlig for kommunikation

Kommunikationsteam har til formål at sikre hurtigt, korrekt og afpasset information til de mange berørte målgrupper.

Den kommunikationsansvarlige har som primæropgave at udarbejde en opdateret interessent-analyse, så kriselederen får overblik over, hvem der skal vide hvad og hvornår. Interessentanalysen kan med fordel udarbejdes i en foreløbig version før en hændelse indtræffer, så den kun lige skal tilpasses den konkrete situation.

Den kommunikationsansvarlige udarbejder udkast til pressemeddelelser, opdateringer på sociale medier, interne orienteringer, memoer m.v. som godkendes af kriselederen forud for distribution.

Kontaktoplysninger

Beskrevet under hver indsatsplan og under krisekommunikation

Oprettelse/revision

Denne delplan er udarbejdet af Teknik og Miljø
Principgodkendt på chefmøde den 08-04-2021.